Cílem tohoto prohlášení je seznámit a ujistit všechny naše zákazníky, dodavatele, zaměstnance a další spolupracující fyzické osoby se zásadami a pravidly, kterými se naše společnost řídí při ochraně osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) číslo 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 (dále jen „GDPR“). Toto nařízení GDPR vstoupilo v platnost dnem 25. 5. 2018.

1. Co jsou osobní údaje ?

Osobní údaje jsou veškeré informace o identifikované nebo  identifikovatelné fyzické osobě – subjektu osobních údajů, například její jméno, datum či místo narození, emailová adresa, telefonní číslo, bydliště, síťový identifikátor (cookies) apod.

2. Co je zpracování osobních údajů?

Zpracování osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je například shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití či zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení č zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení osobních údajů.

3. Správce

Správcem osobních údajů je společnost RENOVA, s. r. o.  IČO :  63218356

4. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pro zajištění a dodržování všech pravidel pro ochranu osobních údajů jsme jmenovali pověřence pro ochranu osobních údajů Tomáš Urban,  email : tomas.urban@softbit.cz.

5. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Ve společnosti zpracováváme osobní údaje fyzických osob, jako jsou:

• Jméno
• Příjmení
• Adresa bydliště
• Telefonní číslo
• Emailová adresa

 a další

Osobní údaje včetně citlivých osobních údajů zpracováváme pouze v oblasti mezd a personální agendy. U osobních údajů, jakou je fotografie zaměstnance pro prezentaci na webových stránkách společnosti máme zajištěn svobodný souhlas podle zásad GDPR.

6. Oblasti zpracovávaných osobních údajů

Zpracováváme osobní údaje fyzických osob zejména v oblastech a agendách:

• Vedení účetnictví
• Mzdová a personální agenda
• Sklad
• Obchod
• Oddělení péče o zákazníky
• Webové stránky společnosti

7. Dodržování zásad při zpracování osobních údajů

Při zpracování osobních údajů se důsledně řídíme zásadami, které jsou stanoveny nařízením GDPR.

a. Zákonnost

Zpracováváme osobní údaje jen v té míře, kde nám to ukládá příslušný zákon, na základě uzavření či plnění smlouvy, či na základě oprávněného zájmu, který však nepřiměřeně neomezuje ochranu soukromí a práv fyzické osoby. U ostatních činností si vždy získáváme svobodný, informovaný souhlas fyzické osoby podle zásad nařízení GDPR.

b. Korektnost a transparentnost

Veškeré osobní údaje zpracováváme korektně vůči každé fyzické osobě. Dodržujeme plně zásadu transparentnosti tak, aby každá fyzická osoba byla srozumitelně seznámena o způsobech zpracování svých osobních údajů v naší společnosti. K tomuto účelu bylo vytvořeno i toto prohlášení.

c. Účelové omezení

Zpracováváme osobní údaje fyzických osob jen k těm účelům, ke kterým nám byly tyto údaje svěřeny. Zásadně osobní údaje nepředáváme bez souhlasu a vědomí fyzických osob třetím stranám, pokud nám toto neukládá příslušný zákon či tuto činnost nám neukládá uzavřená smlouva.

d. Minimalizace údajů

Při všech operacích s osobními údaji dodržujeme zásadu minimalizace, která nám určuje, že nemáme zpracovávat osobní údaje, které nepotřebujeme bezpodmínečně k dané činnosti. Údaje, které nepotřebujeme, vůbec nezpracováváme.

e. Přesnost

Zpracováváme pouze přesné a pravdivé osobní údaje. Přiměřenou formou si ověřujeme u našich zákazníků, zaměstnanců, obchodních partnerů a dalších spolupracujících fyzických osob aktuálnost a správnost jejich osobních údajů vedených v našich evidencích.

f. Omezení uložení

Osobní údaje vedeme jen po dobu, kterou nám ukládá zákon, doba uzavřené smlouvy nebo po dobu platnosti souhlasu fyzické osoby se zpracováním. V jasně definovaných případech vedeme osobní údaje rovněž na základě oprávněného zájmu, ale jen po nezbytně nutnou dobu, která neomezuje práva a svobody fyzické osoby.

g. Integrita a důvěrnost

Veškeré osobní údaje fyzických osob zabezpečujeme proti jejich zcizení, zničení či neoprávněnému zneužití. O všech skutečnostech a informacích ve zpracování osobních údajů našich zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců a dalších spolupracujících fyzických osob zachovávají všichni pracovníci naší společnosti, kteří mají k těmto údajům přístup, bezpodmínečnou mlčenlivost.  Máme zajištěno, aby se k osobním údajům nedostala v naší společnosti osoba, která nemá oprávnění tyto údaje zpracovávat podle nařízení GDPR.

h. Odpovědnost

Ke každému zpracování osobních údajů ve společnosti přistupujeme maximálně odpovědně. Všichni pracovníci společnosti jsou seznámeni se zásadami ochrany osobních údajů, právy fyzických osob. Ve společnosti máme vytvořenu vnitropodnikovou směrnici, která stanovuje všechna pravidla ochrany osobních údajů. Jmenovali jsme pro kontrolu všech činností pověřence pro ochranu osobních dat.

8. Předávání osobních údajů do třetích zemí

Nezpracováváme a nepředáváme žádné získané osobní údaje do třetích zemí.

9. Cílený marketing

Naše společnost zasílá aktivně obchodní sdělení, firemní newslettery, pozvánky na školení a další informace pouze stávajícím zákazníkům, aktivním klientům společnosti. U nového zákazníka zasíláme obchodní sdělení pouze na základě jeho aktivní poptávky formou emailové korespondence nebo na základě poptávkového formuláře na webových stránkách společnosti. U ostatních činností, kde to není dáno příslušným zákonem, smlouvou nebo oprávněným zájmem nepřiměřeně poškozujícím práva fyzické osoby, si vždy vyžadujeme od fyzické osoby svobodný informovaný souhlas podle pravidel GDPR.

10. Aplikace práv fyzických osob

Jako společnost plně respektujeme a vycházíme vstříc všem právům fyzických osob, zejména potom práva na:

a. Přístup k osobním údajům (podle článku 15 nařízení GDPR)

b. Opravu (podle článku 16 nařízení GDPR)

c. Výmaz – být zapomenut (podle článku 17 nařízení GDPR)

d. Omezení zpracování (podle článku 18 nařízení GDPR)

e. Přenositelnost osobních dat (podle článku 20 nařízení GDPR)

f. Vznést námitku (podle článku 21 nařízení GDPR)

Všechny požadavky na práva fyzických osob přijímáme pouze formou písemného požadavku zaslaného na adresu společnosti:
RENOVA, s. r. o.  Vodárenská 380, 517 01   Solnice nebo na e-mailovou adresu renova@vodomery.cz. Po ověření fyzické osoby, která požadavek zaslala, v zákonných termínech provádíme aplikaci jednotlivých práv. U práva na přístup k osobním údajům v podobě výpisu osobních údajů zasíláme formou datové zprávy službou datových schránek České pošty v případě, že příjemce vlastní datovou schránku. U ostatních předáváme výpisy osobních údajů formou osobního předání fyzické osobě po jejím ověření. V případech, kdy nelze použít ani jednu z předchozích variant, zasíláme výpis osobních údajů formou doporučeného psaní do vlastních rukou prostřednictvím České pošty s. p.

11. Předávání osobních údajů dalším příjemcům

Předáváme osobní údaje fyzických osob pouze příjemcům dle platných zákonů. Ostatním příjemcům předáváme pouze pro potřeby zajištění zasílání obchodní a ostatní korespondence, zboží a dalších využíváme služeb jiných společností, kterým předáváme na základě oprávněného zájmu osobní údaje fyzických osob.

 Jsou to tyto společnosti:

• Česká pošta s. p.,
• PPL a.s.,
• a další.

Vybrané osobní údaje o zákazníkovi v podobě jméno, příjmení, bydliště, telefon, email předáváme v některých případech montážním společnostem pro zajištění dodávky vodoměrů koncovému zákazníkovi včetně jejich montáže.

 12. Závěrečné informace

Neustále sledujeme všechny změny a novinky v oblasti nařízení pro ochranu osobních údajů a aplikujeme je do svých vnitropodnikových procesů.

V  Solnici dne: 25. 5. 2018